Interact Formulare erstellen

Wenn Sie „Formulare“ im Interact Plug-in öffnen, wird die Seite „Formulare“ angezeigt. Sie können den Ordner einer bestimmten Kategorie oder den Ordner Alle Kategorien auswählen, um alle erstellten Formulare aufzurufen. Die Formulare werden in der Reihenfolge mit absteigendem Datum angezeigt, beginnend mit der zuletzt aktualisierten.

Auf der Seite „Formulare“ erhalten Sie die folgenden Informationen und Funktionen:

1. Filtern – Filtern Sie die angezeigten Informationen. Sie können dann die erforderlichen Filter aktivieren und die entsprechenden Informationen für die Anzeige eingeben oder auswählen. Aktivieren Sie zum Beispiel den Filter Aktualisiert nach und geben Sie einen bestimmten Benutzer ein.

   Standardmäßig ist der Filter Neueste aktiviert und nur die neuesten Versionen jedes Formulars werden angezeigt. Frühere Versionen werden der Übersichtlichkeit halber ausgeblendet. Klicken Sie auf Filter, um die Filter anzuzeigen, und schalten Sie den Filter Neueste aus, um frühere gespeicherte Versionen anzuzeigen.

2. Formular importieren – Ein Formular importieren, das zuvor aus einem Interact System exportiert wurde.
3. Formular erstellen – Ein neues Formular hinzufügen.
4. Zeilen pro Seite – Die Anzahl der Formulare, die auf der Seite angezeigt werden. Als Standardeinstellung wird fünf verwendet. Geben Sie eine Zahl ein oder verändern Sie die Anzahl der auf einer Seite angezeigten Formulare mit den Pfeilen.
5. Zurück und Weiter – Per Klick navigieren Sie durch die Seiten der Formulare.
6. Kategorieordner – Die Formularkategorien. Bei der Auswahl wird der Kategorieordner hervorgehoben und die Formulare für diese Kategorie werden angezeigt.
7. Name des Formulars – Der Name des Formulars wird mit einer kurzen Zusammenfassung unten angezeigt.
8. Optionen – Zugriff auf die Aufgaben, die auf dem Formular ausgeführt werden können.
9. Aktualisiert – Der Benutzername und das Profilbild des letzten Benutzers, der das Formular aktualisiert hat, mit Angabe von Datum und Uhrzeit.
10. Gesperrt von – Der Benutzer, der das Formular derzeit bearbeitet. Andere Benutzer können das Formular nicht bearbeiten, während es gesperrt ist. Wenn das Formular nicht gesperrt ist, ist dieser Bereich leer.
11. Formularstatistiken – Zusätzliche Informationen über das Formular. Dies zeigt nur Daten an, die für diese Version übergeben wurden, es werden keine Entwurfsinformationen, wie z. B. Entwurfsfelder angezeigt.

Formular hinzufügen

Bevor Sie ein Formular erstellen können, muss ein Geschäftsprozess bereits vorhanden sein. Wenn die Schaltfläche Formular erstellen ausgegraut ist, sind keine Geschäftsprozesse zum Erstellen eines Formulars verfügbar. Sie können nur ein einziges Formular mit einem Geschäftsprozess verknüpfen. Für weitere Informationen zum Erstellen von Geschäftsprozessen siehe ALM – Geschäftsprozesse.

1. Klicken Sie auf der Seite „Formulare“ auf Formular erstellen.

   Die Seite „Formular erstellen“ wird angezeigt.

   

2. Füllen Sie die folgenden Pflichtfelder aus, um die allgemeinen Details eines Formulars zu definieren:

   • Geschäftsprozess – Der Geschäftsprozess, der mit dem von Ihnen erstellten Formular verbunden ist.
   • Name – Der Name des Formulars.
   • Beschreibung – Eine Beschreibung für das Formular.

   • Bereitstellungsmethode – Die Art und Weise, wie das Formular bereitgestellt wird. Wählen Sie Warteschlange, E-Mail oder beides aus, falls erforderlich.

     Durch die Auswahl von Warteschlange kann die übermittelte Anfrage zur Bearbeitung zu einer Blue Prism Warteschlange hinzugefügt werden. Füllen Sie die folgenden Felder aus, um Details der Warteschlange zu konfigurieren:

     • Umgebung – Die Umgebung, in der die eingereichte Anfrage gestellt wird.

     • Warteschlangenname – Die Warteschlange in der ausgewählten Umgebung, die zum Laden der Einsendung verwendet wird. Die Dropdown-Liste zeigt die 10 zuletzt verwendeten Warteschlangen an. Wenn Sie die gewünschte Warteschlange nicht sehen können, klicken Sie auf das Symbol „Aktualisieren“, um die Warteschlangen für die ausgewählte Umgebung neu zu laden, und beginnen Sie dann mit der Eingabe des Namens in das Feld, um die Liste zu filtern.

     • Priorität – Das ist ein optionales Feld. Die Geschäftspriorität für das eingereichte Formular. Diese kann ein beliebiger Wert zwischen 1 und 999 sein, wobei 1 die höchste Priorität ist.

       In der Cloud-Version von Hub und Interact nutzt diese Funktion IADA und einer der wichtigsten Ansätze von IADA® ist die Messung des Arbeitsaufwands (Warteschlangen-Elemente in Blue Prism) basierend auf der Priorität und dem Service Level Agreement (SLA). Jedes Element wird einzeln mit diesen Metriken beschriftet oder übernimmt diesen Wert aus dem zugehörigen Geschäftsprozess, um die Priorisierung der Arbeit zu unterstützen. Wenn ein Digital Worker „verfügbar“ ist, um einen Prozess auszuführen, identifiziert IADA® das nächstbeste Element basierend auf konfigurierbaren Eigenschaften und gibt die Aktivität an den Digital Worker zurück.

       Diese Funktion ist in der lokalen Version von Hub und Interact nicht verfügbar.

     • SLA – Das ist ein optionales Feld. Der Zeitrahmen des geschäftlichen Service Level Agreement (SLA), in dem die eingereichte Anfrage bearbeitet werden sollte. Die Definition ist ddd.hh:mm:ss und der Bereich geht von 000.00:00:00 bis 999.23:59:59.

     Durch Auswahl von E-Mail kann die übermittelte Anfrage zur Überprüfung an eine E-Mail-Adresse weitergeleitet werden. Dabei handelt es sich nicht um die Einsendung der Genehmigung.

   • Standard-Genehmigungstyp – Erlaubt, dass die Einsendung an einen anderen Benutzer zur Genehmigung gesendet wird, bevor sie zur Verarbeitung gesendet wird. Standardmäßig ist Kein eingestellt, d. h. die Einsendung wird nicht zur Genehmigung gesendet. Sie können auch Jeglicher Genehmiger oder Einzelner Genehmiger auswählen. Bei einem einzelnen Genehmiger werden Sie im Formular aufgefordert, den Benutzer einzugeben, der alle Anfragen aus dem Formular vor der Einsendung genehmigen wird.

   • Kategorie – Ermöglicht die Gruppierung von Formularen in einer definierten Kategorie zur Bestimmung, wer auf das Formular zugreifen kann. Zum Beispiel: Sie haben Kategorien für Finanzen, HR und Vertrieb, sodass Sie bestimmten Benutzern nur Zugriff auf die Formulare der Kategorie gewähren können, die sie in ihrer Rolle brauchen. Kategorien werden durch die Eingabe des Namens der Kategorie definiert. Nach der Eingabe ist die Kategorie in der Dropdown-Liste verfügbar.
   • Symbol – Wählen Sie das Bild aus, das mit dem Formular in Interact angezeigt wird, um eine einfache Identifizierung zu ermöglichen. Sie können eines der vorinstallierten Symbole auswählen, indem Sie Voreingestellte Symbole auswählen. Sie werden in diese Kategorien eingeteilt: Anwendung, Banking, Daten, Bildung, Emotion, Lebensmittel, Geräte, Medizin, Netzwerk und Sicherheit, Wissenschaft und Technologie, Transportwesen und Benutzeroberfläche. Alternativ können Sie Ihr eigenes Symbol laden, indem Sie Hochladen auswählen und zu Ihrem Symbol navigieren. Symbole müssen eine PNG-, JPG- oder SVG-Datei sein und dürfen nicht größer als 256 x 266 Pixel und 30 KB sein.

3. Klicken Sie unten auf der Seite auf Formular erstellen.

   Die Seite „Formular bearbeiten“ wird für Ihr neu erstelltes Formular angezeigt. Sie können jetzt die erforderlichen Elemente zum Formular hinzufügen:

   • Seiten
   • Felder
   • Regeln

Seiten zu einem Formular hinzufügen

Es ist hilfreich, darüber nachzudenken, wie die Seiten in Interact erscheinen. Jede Seite wird als Registerkarte auf dem Formular im Interact Bildschirm angezeigt. Sie können mehrere Seiten pro Formular haben, um die Menge der erforderlichen Informationen in bestimmte Abschnitte zu unterteilen. Sie können auch Regeln definieren, sodass nur bestimmte Seiten angezeigt werden, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind.

Es wird empfohlen, dass die maximale Anzahl von Seiten in einem Formular 10 beträgt, mit maximal 30 Feldern pro Seite. Werden diese Werte überschritten, erhöht sich der Zeitbedarf für die Darstellung.

Wenn Sie gerade ein neues Formular erstellt haben und nun Seiten hinzufügen möchten, gehen Sie zu Schritt 2.

1. Klicken Sie auf der Seite „Interact Formulare“ neben dem gewünschten Formular auf Optionen und anschließend auf Formular bearbeiten.

   Die Seite „Formular bearbeiten“ wird angezeigt.

2. Klicken Sie auf Seite erstellen.

   Der Abschnitt „Seite erstellen“ wird angezeigt.

   

3. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die neue Seite ein.
4. Falls erforderlich, wählen Sie Ausgeblendet. Bei der Auswahl dieser Option wird die Seite nur angezeigt, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind.

5. Um sofort eine andere Seite zu erstellen, wählen Sie Weitere erstellen aus.

   Wenn Sie diese Seite speichern, wird eine Benachrichtigung angezeigt, in der bestätigt wird, dass die Seite erstellt wurde und das Panel geöffnet bleibt. Deshalb können Sie sofort Details für eine neue Seite eingeben. Die Felder enthalten die Informationen, die Sie gerade gespeichert haben. Sie können sie nach Bedarf bearbeiten.

6. Klicken Sie auf Speichern.

   Auf der Seite „Formular bearbeiten“ werden alle Seiten angezeigt, die Sie erstellt haben.

   

   Die Elemente, aus denen sich Ihr Formular zusammensetzt, werden im Bereich direkt unter dem Formulartitel angezeigt. Der Bereich rechts ist der Testbereich – hier wird Ihr Formular so angezeigt, wie Benutzer es in Interact sehen, sodass Sie die Felder testen können, die Sie hinzugefügt haben.

Felder zu einem Formular hinzufügen

Wenn Sie gerade ein neues Formular mit einer Seite erstellt haben und nun Seiten hinzufügen möchten, gehen Sie zu Schritt 2.

1. Klicken Sie auf der Seite „Interact Formulare“ neben dem gewünschten Formular auf Optionen und anschließend auf Formular bearbeiten.

   Die Seite „Formular bearbeiten“ wird angezeigt.

2. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Symbol für die entsprechende Seite und dann auf Feld erstellen.

   

   Das Dialogfeld „Erfassungstyp auswählen“ wird angezeigt.

   

3. Wählen Sie den gewünschten Erfassungstyp aus:

   Text Zahl Zeit Absatz Dropdown Kontrollkästchengruppe

   Textbereich Datum Hochladen Horizontale Linie Optionsgruppe Tabelle

   Alle diese Felder erstellen Eingabefelder innerhalb Ihres Formulars, mit Ausnahme der horizontalen Linie. Die horizontale Linie ist ein rein visuelles Element. Weitere Informationen zu diesen Typen finden Sie unter Erfassungstypen in Formularen verwenden.

   Die Seite „Erstellen“ wird für den Feldtyp angezeigt, den Sie ausgewählt haben.

   Wenn Sie einen anderen Feldtyp verwenden möchten, klicken Sie auf der Seite „Erstellen“ auf Typ ändern.

4. Füllen Sie die erforderlichen Felder für den ausgewählten Erfassungstyp aus. Unabhängig vom Typ des Eingabefelds enthalten sie alle die folgenden gemeinsamen Felder, die als Mindestanforderung ausgefüllt werden sollten:

   • Ursprünglicher Status – Der Zustand, auf den das Feld festgelegt ist, wenn ein Benutzer zum ersten Mal auf das Formular zugreift:
     • Optional – Es ist egal, ob ein Benutzer das Feld ausfüllt oder nicht.
     • Obligatorisch – Muss vom Benutzer ausgefüllt werden, bevor das Formular eingereicht werden kann.
     • Schreibgeschützt – Das Feld kann nicht bearbeitet werden. Diese Option wird typischerweise als Eingabe einer Automatisierung verwendet, bei der die Informationen abgerufen und aktualisiert wurden, damit der Benutzer sie überprüfen kann.
     • Ausgeblendet – Auf das Feld werden Regeln angewandt, sodass es nur angezeigt wird, wenn eine vorbestimmte Bedingung erfüllt ist.
   • Beschriftung – Das ist der Text, der neben dem Feld im Formular angezeigt wird. Das sollte ein benutzerfreundlicher Name sein, damit Benutzer verstehen können, was in das Feld eingegeben werden soll. Labels sind auf 50 Zeichen beschränkt.
   • Automatisierungs-ID – Das ist der Name, der mit dem Datenelement innerhalb der Automatisierung verknüpft ist. Dieses Feld hat ein eingeschränktes Format, es darf nur Kleinbuchstaben enthalten und es sind keine Leer- oder Sonderzeichen zulässig. Ein Bindestrich „-“ darf anstelle eines Leerzeichens verwendet werden. Beim Anwenden einer Beschriftung wird automatisch eine Automatisierungs-ID unter Einhaltung der Formatierungsbeschränkungen generiert. Dabei handelt es sich nur um einen Vorschlag, der bei Bedarf geändert werden kann. Die Automatisierungs-ID ist auf 50 Zeichen beschränkt.
   • Beschreibung – Obwohl das kein Pflichtfeld ist, stellt es den „Hilfetext“ neben dem Feld im Formular zur Verfügung. Die Beschreibungen sind für alle Feldelemente auf 150 Zeichen beschränkt.

5. Ist es wahrscheinlich, dass vertrauliche Daten eingegeben werden, können Sie optional eine oder beide der folgenden Optionen auswählen:

   • Daten bei Eingabe maskieren – Wenn diese Option ausgewählt ist, werden die vom Interact Benutzer eingegebenen Informationen als Punkte angezeigt.
   • Daten bei Einsendung löschen – Wenn diese Option ausgewählt ist, werden alle vom Interact Benutzer in dieses Feld eingegeben Daten entfernt und nicht in der Interact Datenbank gespeichert, wenn das Formular eingesendet wird. Die Daten sind nur in der Blue Prism Datenbank und allen zusätzlichen Speicherzielen gespeichert, die im Rahmen des Automatisierungsprozesses für das Formular konfiguriert wurden..

   Diese Optionen sind nur für Textfelder verfügbar. Wenn Sie also eine Zahl einsenden und den Inhalt redigieren möchten, verwenden Sie ein Textfeld anstatt eines Zahlenfelds für die Eingabe.

6. Falls zutreffend, wählen Sie den Typ des regulären Ausdrucks aus, den Sie verwenden möchten:

   • Einfach – Dies ermöglicht es Ihnen, einfache Einschränkungen für den Feldeintrag vorzunehmen, wie z. B. die Länge des Eintrags zu begrenzen, zulässige Zeichen und verbotene Zeichen anzugeben und einen Anfangswert festzulegen. Weitere Informationen finden Sie unter Erfassungstypen in Formularen verwenden.
   • Regex – Dies ermöglicht Ihnen, komplexere Einschränkungen zu definieren, z. B. wenn Sie möchten, dass die Daten im Feld einer bestimmten Struktur entsprechen, wie z. B. einer Postleitzahl oder Identifikationsnummer. Weitere Informationen zu regulären Ausdrücken finden Sie unter Reguläre Ausdrücke verwenden.

7. Klicken Sie auf Feld erstellen.

   Das Feld wird zum Formular hinzugefügt. Wiederholen Sie die Schritte, bis Sie alle erforderlichen Felder erstellt haben.

   

   Sie können die Felder durch Klicken auf das Symbol und per Drag-and-drop an einer neuen Position anordnen.

   Sie können ein Feld auswählen, das als Schlüsselfeld identifiziert werden soll, indem Sie auf das Dreipunkt-Symbol klicken und Zu Schlüsselfeld machen auswählen. Nach der Auswahl erscheint ein Schlüsselsymbol am unteren Rand der Feldkachel. Schlüsselfelder können dann in Interact Einsendungen als Filter verwendet werden, um nach bestimmten Texten zu suchen. Mehr erfahren Sie unter Schlüsselfeld.

   Es kann nur ein „Text“- oder „Zahl“-Feldtyp als Schlüsselfeld ausgewählt werden.

   Wenn ein Textfeld so eingestellt wurde, dass Daten bei Eingabe maskieren oder Daten bei Einsendung löschen verwendet wird, legen Sie es nicht als Schlüsselfeld fest, weil dadurch die in das Feld eingegebenen Daten offengelegt werden könnten.

Regeln zu einem Formular hinzufügen

Mithilfe von Regeln können Sie das Formular steuern und verschiedene Felder oder Seiten aktivieren, je nachdem, ob bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Im Testbereich können Regeln vor der Freigabe des Formulars für den normalen Benutzereinsatz getestet werden. Mehr über Regeln erfahren Sie unter Regeln verwenden.

Die Regel, die auf der Interact Benutzeroberfläche durchgesetzt wird, wo Sie nicht zu einer neuen Seite wechseln können, wenn Pflichtfelder vorhanden sind, die auf der aktuellen Seite ausgefüllt werden müssen, gilt nicht im Testbereich.

Wenn Sie gerade ein neues Formular erstellt haben und die Seite „Formular bearbeiten“ noch geöffnet ist, gehen Sie zu Schritt 2.

1. Klicken Sie auf der Seite „Interact Formulare“ neben dem gewünschten Formular auf Optionen und anschließend auf Formular bearbeiten.

   Die Seite „Formular bearbeiten“ wird angezeigt.

2. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Symbol für das entsprechende Feld und klicken Sie auf Regel erstellen.

   

   Die Seite „Regel erstellen“ wird dargestellt.

   

   Regeln werden basierend auf typischen Anweisungen nach dem Schema „Wenn … Dann“ erstellt. Wenn also eine bestimmte Bedingung erfüllt ist, dann wird eine definierte Aktion durchgeführt. Die Bedingung „Wenn“ hängt von dem Feld ab, das Sie ausgewählt haben. Der Name des Feldes wird neben „Wenn“ auf der Seite angezeigt. Die Optionen für die Regeln variieren je nach spezifischem Feldtyp. Zum Beispiel sind für ein Textfeld die Bedingungen für das „Wenn“:

   

3. Konfigurieren der Anweisung „Wenn“:

   1. Bedingung – Wählen Sie die Validierung aus, die für das Feld durchgeführt werden soll, zum Beispiel:

      • enthält
      • enthält nicht
      • ist gleich
      • ist ungleich

      Die verfügbaren Optionen hängen vom Feldtyp ab, für den Sie die Regel festlegen.

   2. Wert – Geben Sie den Wert ein oder wählen Sie den Wert aus, nach dem die Bedingung innerhalb des Feldes sucht.
4. Konfigurieren der Anweisung „Dann“:
   1. Elementgruppe – Wählen Sie die gewünschte Option aus. Das definiert die Ebene, auf der das Ergebnis der Regel angewendet wird, zum Beispiel, ob es sich auf ein bestimmtes Feld, eine bestimmte Seite oder die Standardelemente auswirkt. Die folgenden Felder verändern sich abhängig von Ihrer Auswahl.
   2. Feld, Seite oder Standardelement – Wählen Sie das Objekt aus, auf das sich die Bedingung „Wenn“ auswirkt, falls sie zutrifft.
   3. Bedingung – Wählen Sie die Aktion aus, die für die Klausel „Dann“ ausgeführt werden soll: z. B. Wert festlegen auf, Status ist usw. Welche Optionen verfügbar sind, hängt von der Option ab, die Sie unter Elementgruppe ausgewählt haben.
   4. Status oder Wert – Geben Sie den neuen Wert ein oder wählen Sie den Status des Objekts in der Anweisung „Dann“ aus, beispielsweise könnte der Status auf „Ausgeblendet“ oder „Sichtbar“ gesetzt werden.

5. Klicken Sie auf Regel erstellen, um die Regel hinzuzufügen.

   Wenn Weitere erstellen ausgewählt ist, wird eine Meldung angezeigt, dass die Regel erstellt wurde. Sie können dann alle Felder in der Regel bearbeiten, um eine neue Regel zu erstellen.

   Andernfalls wird die Seite „Formular bearbeiten“ aufgerufen, wobei die Regeln unter den zugehörigen Feldern angezeigt werden. Ein Zahlenwert unter der Feldkachel zeigt die Anzahl der darunter befindlichen Regeln an. Von hier aus können Regeln gelöscht und bearbeitet werden.

   

Das Formular speichern

Sobald Sie die Seiten, Felder und Regeln hinzugefügt haben, müssen Sie das Formular speichern. Bis zu diesem Zeitpunkt werden die Informationen im Formular als Entwurf gespeichert und nicht einer Version zugeschrieben.

Wenn Sie gerade ein neues Formular erstellt oder ein bestehendes Formular bearbeitet haben und die Seite „Formular bearbeiten“ noch geöffnet ist, gehen Sie zu Schritt 2.

1. Klicken Sie auf der Seite „Interact Formulare“ neben dem gewünschten Formular auf Optionen und anschließend auf Formular bearbeiten.

   Die Seite „Formular bearbeiten“ wird angezeigt.

2. Klicken Sie auf Speichern.

   Das Panel „Nebenversion erhöhen“ wird angezeigt.

3. Geben Sie eine Beschreibung zur Aktualisierung des Formulars ein und klicken Sie auf Speichern.

   Die Änderungen am Formular werden gespeichert und die Versionsnummer wird um 0.1 erhöht.