Formulare in Interact verwenden

Über die Blue Prism® Interact Formulare können Sie mit der Blue Prism Digital Workforce zusammenarbeiten. Sie können wichtige Informationen mittels der Formulare eingeben, die die Digital Workforce dann verwenden kann, um automatisierte Geschäftsprozesse abzuschließen. Themen in diesem Abschnitt:

  • Formulare einsenden – Eingeben von Informationen in Formulare mit Interact und Senden an Blue Prism Arbeitswarteschlangen.
  • Eingesendete Formulare anzeigen – Anzeigen der Einsendungen und deren Status.
  • Formulare genehmigen – Genehmigen von Einsendungen, die von anderen Interact Benutzern ausgefüllt wurden. Ihr Unternehmen kann verlangen, dass einige der Informationen vor der Verarbeitung von einem Manager oder einem anderen Mitglied Ihres Teams genehmigt werden. Möglicherweise haben Sie die Berechtigungen, die eingesendeten Formulare zu überprüfen, zu genehmigen oder abzulehnen.
  • Formulare als Entwurf speichern – Sie können beginnen, Informationen in ein Formular einzugeben, es dann als Entwurf speichern und später vervollständigen.
  • Einsendungen aktualisieren – Eine allgemeine Übersicht mit Informationen darüber, was mit dem Formular passiert, nachdem es eingesendet wurde.

Formular einsenden

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Startseite von Interact auf das gewünschte Formular.

    Informationen über das Formular werden unter dem ausgewählten Formular angezeigt.

  2. Klicken Sie auf Auswählen, um das Formular aufzurufen.

  3. Füllen Sie das Formular aus. Wenn mehr als eine Seite vorhanden ist, klicken Sie auf Weiter, um die nächste Seite anzuzeigen.

    Wenn neben einer Feldbeschriftung ein Informationssymbol erscheint, werden die Informationen, die Sie in dieses Feld eingeben, bei der Einsendung und Genehmigung des Formulars gelöscht. Das bedeutet, dass die eingegebenen Informationen nur in der Blue Prism Datenbank und allen zusätzlichen Speicherzielen gespeichert, die im Rahmen des Automatisierungsprozesses für das Formular konfiguriert wurden. sein werden und nicht in der Interact Datenbank gespeichert oder in den Audit-Logs angezeigt werden können.

  4. Sobald alle Seiten des Formulars vollständig sind, klicken Sie auf Absenden.

    Sobald das Formular eingereicht wurde, werden Sie zum Hauptbildschirm von Interact zurückgeleitet.

Eingesendetes Formular anzeigen

Wählen Sie die Registerkarte Verlauf aus, um alle eingesendeten Formulare aufzurufen.

Die eingesendeten Formulare werden im Abschnitt Einsendungsverlauf der Registerkarte Verlauf angezeigt.

Wenn ein Feld beim Entwerfen des Formulars mit der Option Zu Schlüsselfeld machen definiert wurde, wird der Wert dieses Feldes in der Spalte Schlüsselwert angezeigt.

Wenn die übermittelte Anfrage vor der Einsendung genehmigt werden muss, wird sie zum Abschnitt Genehmigung ausstehend auf der Registerkarte Verlauf hinzugefügt und der Genehmiger wird benachrichtigt.

Wenn das Formular den folgenden Status hat:

  • Genehmigt – Das Formular wird dem Abschnitt Einsendungsverlauf auf der Registerkarte Verlauf hinzugefügt und zeigt den Status als Genehmigt an. Es wird eine Benachrichtigung empfangen, aus der die Genehmigung der Einreichung hervorgeht. Sie kann durch Anklicken des Glockensymbols aufgerufen werden.

  • Abgelehnt – Das Formular wird an Sie als Einsender zurückgesendet und dem Abschnitt Einsendungsverlauf auf der Registerkarte Verlauf mit dem Status Abgelehnt hinzugefügt. Es wird eine Benachrichtigung empfangen, aus welcher der Grund für die Ablehnung hervorgeht. Sie kann durch Anklicken des Glockensymbols aufgerufen werden.

    Unabhängig vom Status stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung, wenn Sie auf das Dreipunkt-Symbol (...) neben dem Formular klicken:

    • Anzeigen – Das Formular und die eingegebenen Informationen aufrufen.
    • Klonen – Damit wird das Formular geklont und Sie können Änderungen vornehmen und es dann erneut einreichen.
    • Archivieren – Verschiebt das Formular in den Archivordner, ohne es erneut einzureichen.

Formular genehmigen

Werden Formulare bei Ihnen zur Genehmigung eingereicht, geht eine Benachrichtigung mit den Genehmigungsinformationen ein, die durch Anklicken des Glockensymbols aufgerufen werden können. Eine Flag-Markierung wird auch im jeweiligen seitlichen Menü neben der Registerkarte Meine Arbeit und der Option Genehmigungen angezeigt.

  1. Um die Formulare aufzurufen, die Ihre Genehmigung erfordern, klicken Sie auf Meine Arbeit und dann auf Genehmigungen.
  2. So genehmigen Sie ein individuelles Formular bzw. lehnen es ab:

    1. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Symbol (…), um das Genehmigungsmenü für das erforderliche Formular zu öffnen.

    2. Klicken Sie auf die gewünschte Option:

      • Anzeigen – Das Formular und die eingegebenen Informationen aufrufen.
      • Genehmigen – Durch die Genehmigung der Anfrage kann sie an die Warteschlange oder E-Mail-Adresse übermittelt werden, die beim Erstellen des Formulars angegeben wurde.
      • Ablehnen – Die Anfrage wird nicht an eine Warteschlange oder eine E-Mail-Adresse übermittelt. Wenn Sie das Formular ablehnen, werden Sie zur Angabe eines Grunds für die Ablehnung aufgefordert und das Formular wird dann an den Antragssteller zurückgeschickt.

  3. So genehmigen Sie mehrere Formulare oder lehnen sie ab:

    Sie sollten sichergehen, dass Sie alle Formulardetails überprüft haben, bevor Sie eine Massengenehmigung durchführen.

    1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen am Anfang der Zeile für die Formulare, die Sie genehmigen möchten.

    2. Klicken Sie auf Massengenehmigung oder Massenablehnung, abhängig von der Aktion, die Sie durchführen möchten.

      Eine Nachricht wird angezeigt, in der Sie zur Bestätigung aufgefordert werden.

    3. Klicken Sie auf Ja.

Als Entwurf speichern

Wenn Sie nur einige der Informationen haben, die zum Ausfüllen eines Formulars erforderlich sind, können Sie die Felder ausfüllen, für die Sie die Informationen haben. Wählen Sie dann Als Entwurf speichern aus, damit das teilweise ausgefüllte Formular erhalten bleibt.

In Datumsfelder eingegebene Informationen werden nicht gespeichert, wenn Sie „Als Entwurf speichern“ auswählen. Das liegt an Einschränkungen, die für Datumsfelder auf dem Formular gelten können. Wenn Sie einen Entwurf öffnen, werden alle Daten leer angezeigt und müssen erneut eingegeben werden.

Die Informationen werden auf der Registerkarte Meine Arbeit im Abschnitt Entwürfe gespeichert.

Sobald Sie die fehlenden Informationen haben, können Sie das Formular ausfüllen und dann die Anfrage zur Bearbeitung einreichen.

Durch das Speichern eines Entwurfs können Sie die Informationen erfassen, die Sie zu diesem Zeitpunkt haben, und dann zu einem späteren Zeitpunkt den Entwurf öffnen, die Einsendung abschließen und übermitteln oder den Entwurf löschen, wenn er nicht mehr erforderlich ist.

Einsendungen aktualisieren

Die Einsendungen werden in einem dynamischen Prozess aktualisiert. Dabei werden die Informationen von Blue Prism zurückgegeben. Sie können sich das Formular ansehen, während der Prozess in Blue Prism ausgeführt wird. Wenn die Informationen durch den Prozess aktualisiert werden, wird das Formular automatisch ebenfalls aktualisiert. Das gesamte Verfahren zur Aktualisierung von Einsendungen und das Festlegen von Einsendungen auf einen anderen Status wie z. B. der Wechsel in den Posteingang sind im Interact Web-API-Dienst Benutzerhandbuch beschrieben.