Administración de formularios

Control de versiones

Los formularios están sujetos al control de versiones para ayudar durante el desarrollo. Cada vez que se guarda un formulario, la versión secundaria se incrementa y se anota con la descripción ingresada para facilitar la identificación.

De manera predeterminada, el filtro Última está activado y solo se muestran las últimas versiones de cada formulario en la página Formularios. Las versiones anteriores están ocultas para proporcionar una vista clara.

Para ver todas las versiones secundarias de un formulario:

1. En la página Formularios de Interact, haga clic en Filtrar para mostrar los filtros.

2. Desactive el filtro Última.

   Se muestran todas las versiones.

   

3. Si es necesario, haga clic en Opciones en una versión anterior del formulario. Desde aquí, puede seleccionar ver el formulario o ver la nota de actualización.

   

   Solo puede acceder a todas las opciones desde la última versión del formulario. Estas son las siguientes:

   • Ver formulario: muestra el formulario y le permite usar el área de prueba, pero no puede editar ni realizar cambios en el formulario.
   • Ver nota de actualización: muestra la nota de actualización asociada.
   • Editar formulario: le permite continuar editando el formulario.
   • Editar información básica: permite actualizar los detalles básicos asociados con el formulario.
   • Aumentar lanzamiento principal: aumenta el formulario a una versión principal.
   • Exportar formulario: exporta el formulario en formato de archivo BPFORM para importarlo a otro sistema.
   • Eliminar: elimina la última versión del formulario y vuelve a la versión anterior. También puede eliminar la versión original del formulario.

   

Importar un formulario

Los formularios que se exportaron previamente desde este u otro sistema de Interact pueden importarse para guardar, para lo cual es necesario recrear formularios que ya se han desarrollado.

Para poder importar el formulario, deberá tener un proceso empresarial disponible que no tenga formularios ya asignados.

1. En la página Formularios de Interact, haga clic en Importar formulario.

   Si no hay ningún proceso empresarial disponible que aún no tenga un formulario asociado, el ícono Importar formulario no está activo. Deberá crear un proceso empresarial para poder importar el formulario. Solo puede tener un formulario asociado con un proceso empresarial. Consulte la Guía del usuario de Automation Lifecycle Management para obtener más detalles.

2. Navegue hasta el formulario exportado requerido y selecciónelo.

   Si el formulario:

   • Ya existe en su sistema Interact, aparece un mensaje.

     

   • No existe aún, se muestra la página Importar formulario.

3. Si es necesario, seleccione una de las siguientes opciones:
   • Sobrescribir: se muestra la página Importar formulario. Tiene los mismos campos que la página Editar formulario donde se puede agregar una descripción, un método de entrega, un tipo de aprobación predeterminado, una nota de actualización, una categoría y un ícono.

   • Cambiar nombre: se muestra la página Importar formulario. Debe seleccionar el proceso empresarial al que se asignará el formulario e ingresar un nuevo nombre para el formulario.

4. Si es necesario, cambie el proceso empresarial con el que se vinculará el formulario.

5. Haga clic en Importar formulario para completar la importación.

Probar un formulario

El área derecha de las páginas Ver formulario o Editar formulario es el área de prueba. Esta área le permite ver el formulario como lo verían los usuarios de Interact, y le permite verificar que las reglas o restricciones de campo funcionen según sea necesario.

Para probar un formulario:

1. En la página Formularios de Interact, haga clic en Opciones para el formulario requerido y luego haga clic en Ver formulario o en Editar formulario.
2. Ingrese información en los campos para probarlos.

El siguiente ejemplo muestra el área de prueba para un formulario de varias páginas.

Campo de clave

Un campo de clave proporciona una manera fácil de rastrear y auditar los datos a medida que se mueven a través de su automatización.

El campo de clave se puede utilizar para rastrear datos desde el formulario en Interact hasta el procesamiento de los datos mediante colas de trabajo en Blue Prism:

Este ejemplo muestra que:

1. Se creó un formulario con un campo denominado Número de identificación del paciente que se estableció como el campo de clave.

2. En Blue Prism > Administrador del sistema > Flujo de trabajo > Colas de trabajo, se puede configurar una cola de trabajo para buscar la información del campo de clave. En el campo Nombre de clave, ingrese la id. de automatización que se utilizó al crear el formulario. En el ejemplo anterior, la id. de automatización es un pin ya que el campo Número de identificación del paciente se creó como un campo Tipo de número con los siguientes valores:

   

   Es importante que el valor ingresado en el campo Nombre de clave en Blue Prism coincida con el valor ingresado en Id. de automatización para el campo del formulario.

3. Cuando los usuarios completan este formulario en Interact y envían el formulario, el valor que ingresaron en este campo se muestra en la columna Valor de clave en la página Historial de envíos en Interact. Si es necesario, los usuarios pueden filtrar esta columna para buscar valores determinados. Para obtener más información, consulte Guía del usuario de Interact.
4. El valor de clave se muestra en la cola de trabajo de Blue Prism a medida que se procesa la información.

Si se ha configurado un campo de texto para usar la opción Enmascarar datos en el ingreso o Purgar datos en el envío, no lo configure como el campo clave, ya que esto podría exponer los datos ingresados en el campo.

Editar un formulario

Puede editar el diseño y el contenido de un formulario existente seleccionando Editar formulario en las Opciones del formulario requerido. Puede agregar o editar campos y reglas según sea necesario. Para obtener más información, consulte Creación de formularios de Interact.

Si la opción Editar formulario no está disponible, verifique que:

• Usted es miembro del proceso empresarial con el que está asociado el formulario. Si no es miembro, no podrá editar el formulario.
• El proceso empresarial que utiliza el formulario está activo. Si el proceso empresarial se retira, no podrá editar el formulario.

Si desea editar el nombre y la descripción del formulario, el método de entrega, el acceso y la configuración de aprobación, debe seleccionar Editar información básica en las Opciones para el formulario requerido. No puede cambiar el proceso empresarial con el que está asociado el formulario. Para obtener más información sobre estos campos, consulte Agregar un formulario.

Opciones de búsqueda

Formularios de Interact le permite buscar:

• Formularios: utilizando los filtros.
• Campos: utilizando el ícono de Campos de búsqueda.

Buscar un formulario

1. En la página Formularios de Interact, haga clic en Filtrar para abrir el panel Filtro.

2. Utilice el botón de alternancia para activar el filtro requerido y complete la información para buscar el formulario. Puede aplicar varios filtros al mismo tiempo.

   Los filtros disponibles son los siguientes:

   Filtro	Descripción
   Nombre de formulario	Escriba el nombre completo o parcial del formulario.
   Nombre del proceso	Escriba el nombre completo o parcial del proceso empresarial con el que está asociado el formulario.
   Versión	Ingrese el número de versión del formulario que desea encontrar. Si esta no es la versión más reciente del formulario, sino una versión anterior, deberá desactivar el filtro Más reciente para verlo.
   Más reciente	Seleccione si desea ver la última versión del formulario o versiones anteriores; las opciones son las siguientes: Sí: muestra solo la versión más reciente del formulario. Esta es la configuración predeterminada. No: muestra solo las versiones anteriores del formulario y no la versión más reciente. De manera predeterminada, el filtro Más reciente ya está activado. Puede desactivar esta opción si desea ver todas las versiones de los formularios.
   Actualizado por	Ingrese el nombre de usuario o parte de su nombre de usuario.
   Fecha actualizada	Ingrese un rango de fechas: En el primer campo, seleccione la fecha más próxima. En el segundo campo, seleccione la fecha más alejada. Si es necesario, ajuste los campos de hora. De manera predeterminada, la fecha más próxima tiene la hora 00:00:00 y la fecha más alejada tiene la hora 23:59:59, por lo que incluye el día completo. Esto muestra los formularios que se hayan actualizado durante este período de tiempo.
   Importado	Seleccione una de las siguientes opciones: Sí: muestra solo los formularios que se han importado y no se han editado. Si se importó un formulario y se cambió la versión secundaria o principal del formulario, ya no se clasifica como un formulario importado y no se mostrará. No: muestra todos los demás formularios y no los formularios importados.
   Importar archivo	Escriba el nombre completo o parcial del archivo.
   Descripción	Ingrese un término o una palabra para buscar en el texto de la descripción del formulario.
   Método de entrega	Seleccione el método de entrega de la lista desplegable; las opciones son las siguientes: Cola: muestra los formularios que se han configurado para usar una cola de trabajo de Blue Prism. Correo electrónico: muestra los formularios que se han configurado para usar el correo electrónico como método de entrega.
   Nombre de la cola	Escriba el nombre completo o parcial de la cola.
   Dirección de correo electrónico	Ingrese la dirección de correo electrónico que se utiliza como método de entrega, o parte de la dirección de correo electrónico.
   Aprobación	Seleccione una de las siguientes opciones: Sí: muestra solo los formularios que se han designado como en necesidad de aprobación (el campo Tipo de aprobación predeterminado en el formulario se ha establecido en un valor distinto de Ninguno). No: muestra todos los formularios que no necesitan aprobación.
   Aprobado por	Ingrese el nombre de usuario o parte de su nombre de usuario.
   Bloqueado por	Ingrese el nombre de usuario o parte de su nombre de usuario.

   La lista de formularios muestra de inmediato los formularios que coinciden con la información que ingresó.

   Si configuró los filtros pero desea ver la información sin filtrar nuevamente, desactive los filtros requeridos o elimine cualquier configuración dentro del filtro para que quede en blanco.

3. Haga clic en Cerrar cajón para cerrar el panel Filtro.

Buscar un campo

1. En las páginas Editar formulario o Ver formulario, haga clic en Buscar campos.

   Aparece el panel Buscar campo.

2. Ingrese un texto que lo ayude a encontrar el campo que necesita. Puede ingresar:

   • El tipo de campo, por ejemplo, texto para campos de texto o radio para botones de radio.
   • El nombre del campo.
   • Otro texto que puede coincidir con parte de la descripción del campo.

   El texto se busca según el tipo de campo, el nombre del campo y la descripción.

   A medida que escribe, los resultados se muestran en una lista debajo del campo de búsqueda. Cuantos más caracteres ingrese, más refinada será la lista.

3. Haga clic en el campo requerido de la lista para saltar al campo del formulario.