Creación de formularios de Interact

Cuando abre Formularios, aparece la página Formularios en el complemento de Interact. Puede seleccionar una carpeta de categoría específica, o la carpeta Todas las categorías, para ver los formularios que se crearon. Los formularios se muestran en orden de fecha descendente, comenzando con el actualizado más recientemente.

La página Formularios le proporciona las siguientes funciones e información:

1. Filtrar: filtra la información que se muestra. Luego, puede activar los filtros requeridos e ingresar o seleccionar la información adecuada para mostrar, por ejemplo, puede activar el Filtro Actualizado por y usuario específico que debe ingresar.

   De manera predeterminada, el filtro Último está activado y solo se muestran las últimas versiones de cada formulario. Las versiones anteriores están ocultas para proporcionar una vista clara. Haga clic en Filtro para mostrar los filtros y desactive el filtro Última para ver las versiones guardadas anteriormente.

2. Importar formulario: importe un formulario que se exportó previamente desde un sistema de Interact.
3. Crear formulario: agregue un formulario nuevo.
4. Filas por página: la cantidad de formularios que se muestran en la página. De forma predeterminada, se establece en cinco. Ingrese un número o use las flechas para cambiar el número de formularios que se ven en una página.
5. Anterior y Siguiente: haga clic para desplazarse por las páginas de los formularios.
6. Carpetas de categoría: las categorías de formulario. Cuando se selecciona, la carpeta de categoría se resalta y se muestran los formularios para esa categoría.
7. Nombre del formulario: el nombre del formulario con un breve resumen que se muestra a continuación.
8. Opciones: acceda a las tareas que se pueden realizar en el formulario.
9. Actualizado: el nombre de usuario y la imagen de perfil del último usuario que actualiza el formulario junto con la fecha y la hora.
10. Bloqueado por: el usuario que actualmente está editando el formulario. Otros usuarios no podrán editar el formulario mientras esté bloqueado. Si el formulario no está bloqueado, esta área está en blanco.
11. Estadísticas del formulario: información adicional sobre el formulario. Esto solo muestra los datos que se confirmaron para esa versión, no muestra ninguna información de borrador, como campos de borrador.

Agregar un formulario

Antes de poder crear un formulario, ya debe existir un proceso empresarial. Si el botón Crear formulario está inactivo, no hay procesos empresariales disponibles para los cuales crear un formulario. Solo puede tener un formulario asociado con un proceso empresarial. Para obtener más información sobre la creación de procesos empresarial, consulte ALM: procesos empresariales.

1. En la página Formularios, haga clic en Crear formulario.

   Aparece la página Crear formulario.

   

2. Complete los siguientes campos obligatorios para definir los detalles generales de un formulario:

   • Proceso empresarial: el proceso empresarial asociado con el formulario que está creando.
   • Nombre: el nombre del formulario.
   • Descripción: una descripción del formulario.

   • Método de entrega: la forma en que se entregará el formulario. Seleccione Cola, Correo electrónico o ambos, si es necesario.

     Seleccionar Cola permite agregar la solicitud enviada a una cola de Blue Prism para su procesamiento. Complete los siguientes campos para configurar los detalles de la cola:

     • Entorno: el entorno en el que se realizará la solicitud enviada.

     • Nombre de la cola: la cola en el entorno seleccionado que se utilizará para cargar el envío. La lista desplegable muestra las 10 colas utilizadas más recientemente. Si no puede ver la cola que desea, haga clic en el ícono de actualización para volver a cargar las colas para el entorno seleccionado y luego comience a escribir el nombre en el campo para filtrar la lista.

     • Prioridad: este es un campo opcional. La prioridad empresarial para el formulario enviado. Puede ser cualquier valor entre 1 y 999, siendo 1 la prioridad más alta.

       En la versión en la nube de Hub e Interact, esta funcionalidad utiliza IADA y uno de los enfoques clave utilizados por IADA® es medir la cantidad de trabajo (elementos de la cola en Blue Prism) en función del acuerdo de prioridad y nivel de servicio (ANS). Cada elemento se etiqueta con estos indicadores individualmente o hereda este valor del proceso empresarial asociado para respaldar el orden del trabajo. Cuando un Digital Worker está “disponible” para ejecutar un proceso, IADA® identifica el siguiente mejor elemento en función de las propiedades configurables y devuelve la actividad al Digital Worker.

       Esta funcionalidad no está disponible en la versión local de Hub e Interact.

     • SLA: este es un campo opcional. El plazo del acuerdo de nivel de servicio (SLA) empresarial en el que la solicitud presentada debe procesarse. La definición es ddd.hh:mm:ss y el rango de 000.00:00:00 a 999.23:59:59.

     Seleccionar Correo electrónico permitirá que la solicitud enviada se reenvíe a una dirección de correo electrónico para su revisión. Este no es el envío de aprobación.

   • Tipo de aprobación predeterminado: permite que el envío se realice a otro usuario para su aprobación antes de que se envíe para su procesamiento. De manera predeterminada, esto se establece en Ninguno, lo que significa que no se realizará el envío para su aprobación. También puede seleccionar Cualquier aprobador o Aprobador único. Para un aprobador único, el formulario le pedirá que ingrese el usuario que aprobará las solicitudes del formulario antes de enviarlo.

   • Categoría: permite agrupar formularios en una categoría definida para determinar quién puede acceder al formulario. Por ejemplo, puede tener categorías para Finanzas, RR. HH. y Ventas para permitir que usuarios específicos accedan solo a los formularios de la categoría que necesitan para desempeñar su rol. Las categorías se definen ingresando el nombre de la categoría. Una vez ingresada, una categoría estará disponible en la lista desplegable.
   • Ícono: seleccione la imagen que aparecerá con el formulario en Interact para permitir una fácil identificación. Puede elegir uno de los íconos precargados seleccionando Íconos de valores predeterminados, que se definen en categorías: Aplicación, Banca, Datos, Educación, Emoción, Alimentos, Gadgets, Medicina, Red y Seguridad, Ciencia y Tecnología, Transporte e Interfaz de usuario. Como alternativa, puede cargar su propio ícono seleccionando Cargar y navegando hasta su ícono. Los íconos deben ser un archivo PNG, JPG o SVG, de no más de 256 x 266 píxeles y 30 KB de tamaño.

3. Haga clic en Crear formulario en la parte inferior de la página.

   Aparece la página Editar formulario para su formulario recién creado. Ahora puede agregar los elementos requeridos al formulario:

   • Páginas
   • Campos
   • Reglas

Agregar páginas a un formulario

Puede ser útil pensar en cómo aparecen las páginas en Interact. Cada página aparece como una pestaña en el formulario dentro de la pantalla de Interact. Como tal, puede tener varias páginas por formulario para dividir la cantidad de información requerida en secciones específicas. También puede definir reglas para que solo aparezcan páginas específicas cuando se cumplan ciertos criterios.

Se recomienda que la cantidad máxima de páginas en un formulario sea 10, con un máximo de 30 campos por página. Con una cantidad mayor, el tiempo de procesamiento aumenta.

Si acaba de crear un nuevo formulario y ahora desea agregar páginas, vaya al paso 2.

1. En la página Formularios de Interact, haga clic en Opciones junto al formulario requerido y haga clic en Editar formulario.

   Aparece la página Editar formulario.

2. Haga clic en Crear página.

   Aparece el panel Crear página.

   

3. Ingrese un nombre y una descripción para la nueva página.
4. Si es necesario, seleccione Oculto. Cuando se selecciona, la página solo se mostrará cuando se cumplan ciertos criterios.

5. Para crear inmediatamente otra página, seleccione Crear otra.

   Cuando guarda esta página, aparece una notificación que confirma que la página ha sido creada y el panel permanece abierto, lo que le permite ingresar detalles de inmediato para una nueva página. Los campos contienen la información que acaba de guardar y puede editarlos según sea necesario.

6. Haga clic en Guardar.

   La página Editar formulario muestra las páginas que creó.

   

   Los elementos que conforman su formulario se muestran en el área directamente debajo del título del formulario. El área a la derecha es el área de prueba; esto muestra su formulario como los usuarios lo verán en Interact, lo que le permite probar los campos que agregó.

Agregar campos a un formulario

Si acaba de crear un nuevo formulario con una página y ahora desea agregar campos, vaya al paso 2.

1. En la página Formularios de Interact, haga clic en Opciones junto al formulario requerido y haga clic en Editar formulario.

   Aparece la página Editar formulario.

2. Haga clic en el ícono de puntos suspensivos de la página correspondiente y haga clic en Crear campo.

   

   Aparece el diálogo Elegir tipo de captura.

   

3. Seleccione el tipo de captura requerido:

   Texto Número Hora Párrafo Despegable Grupo de casillas de verificación

   Área de texto Fecha Cargar Regla horizontal Grupo de radio Tabla

   Todos estos crean campos de entrada dentro de su formulario, con la excepción de la regla horizontal. La regla horizontal es puramente un elemento visual. Para obtener más información sobre estos tipos, consulte Uso de los tipos de captura en formularios.

   Aparece la página Crear para el tipo de campo que seleccionó.

   Si desea utilizar un tipo de campo diferente, haga clic en Cambiar tipo en la página Crear.

4. Complete los campos obligatorios para el tipo de captura que seleccionó. Independientemente del tipo de campo de entrada, todos contienen los siguientes campos comunes que deben completarse como mínimo:

   • Estado inicial: el estado en el que se establece el campo cuando un usuario accede por primera vez al formulario.
     • Opcional: no importa si un usuario completa el campo o no.
     • Obligatorio: debe ser completado por el usuario para que se pueda enviar el formulario.
     • Solo lectura: el campo no se puede editar. Esto generalmente se utiliza como una entrada de una automatización donde la información se recuperó y actualizó para que el usuario pueda revisarla.
     • Oculto: el campo tiene reglas aplicadas para que solo aparezca cuando se cumple una condición predeterminada.
   • Etiqueta: este es el texto que aparecerá junto al campo en el formulario. Debe ser un nombre descriptivo para que el usuario pueda comprender lo que debe ingresar en el campo. Las etiquetas tienen límites de 50 caracteres.
   • Id. de automatización: este es el nombre que se vincula con el elemento de datos dentro de la automatización. Este campo tiene un formato restringido, solo puede contener letras minúsculas y no se permiten espacios ni caracteres especiales. Se permite un guion, “-”, para representar un espacio. Cuando se aplica una etiqueta, se genera automáticamente una Id. de automatización utilizando las restricciones de formato. Esto es solo una sugerencia y se puede cambiar si es necesario. El identificador de automatización tiene un límite de 50 caracteres.
   • Descripción: aunque este no es un campo obligatorio, proporciona el “texto de ayuda” junto al campo del formulario. Las descripciones de todos los elementos de campo están restringidas a 150 caracteres.

5. Opcionalmente, si es probable que los datos ingresados sean de naturaleza sensible, puede seleccionar una o ambas de las siguientes opciones:

   • Enmascarar datos en el ingreso: si se selecciona esta opción, la información ingresada se muestra como puntos en la pantalla a medida que el usuario de Interact escribe en el campo.
   • Purgar datos en el envío: si se selecciona esta opción, todos los datos que el usuario de Interact ingresa en este campo se eliminarán cuando se envíe el formulario y no se almacenarán en la base de datos de Interact. Los datos son solo se almacenan en la base de datos de Blue Prism y en cualquier destino de almacenamiento adicional configurado como parte del proceso de automatización del formulario.

   Estas opciones solo están disponibles para los campos de texto. Por lo tanto, si desea enviar un número y eliminar el contenido, use un campo de texto para la entrada en lugar de un campo de número.

6. Si corresponde, seleccione el tipo de expresión regular que desea usar:

   • Simple: permite definir restricciones simples en la entrada del campo, como limitar la longitud de la entrada, especificar los caracteres permitidos y prohibidos, y establecer un valor inicial. Para obtener más información, consulte Uso de los tipos de captura en formularios.
   • Regex: permite definir restricciones más complejas, por ejemplo, si desea que los datos del campo se ajusten a una estructura específica, como un código postal o un número de identificación. Para obtener más información sobre expresiones regulares, consulte Uso de expresiones regulares.

7. Haga clic en Crear campo.

   El campo se agrega al formulario. Repita los pasos hasta tener todos los campos obligatorios.

   

   Puede reordenar los campos; para ello, haga clic en el ícono y arrástrelos y suéltelos en una nueva ubicación.

   Puede seleccionar un campo para identificarlo como el campo clave al hacer clic en el ícono de los puntos suspensivos y seleccionar el campo Hacer campo clave. Una vez seleccionado, aparece un ícono de clave en la parte inferior del tile de campo. Los campos clave luego se pueden utilizar dentro de los envíos de Interact como filtro para buscar un texto en particular. Para obtener más información, consulte Campo de clave.

   Solo se puede seleccionar un tipo de campo de texto o número como campo clave.

   Si se ha configurado un campo de texto para usar la opción Enmascarar datos en el ingreso o Purgar datos en el envío, no lo configure como el campo clave, ya que esto podría exponer los datos ingresados en el campo.

Agregar reglas a un formulario

Las reglas le permiten controlar el formulario y activar diferentes campos o páginas según si se cumplen las condiciones especificadas. En el área de prueba, se pueden probar las reglas antes de lanzar el formulario para el uso normal del usuario. Para obtener más información sobre las reglas, consulte Uso de reglas.

La regla incorporada que se aplica en la interfaz de usuario de Interact, donde no puede moverse a una nueva página si hay campos obligatorios que deben completarse en la página actual, no se aplica en el área de prueba.

Si acaba de crear un nuevo formulario y aún tiene la página Editar formulario abierta, vaya al paso 2.

1. En la página Formularios de Interact, haga clic en Opciones junto al formulario requerido y haga clic en Editar formulario.

   Aparece la página Editar formulario.

2. Haga clic en el ícono de los puntos suspensivos del campo correspondiente y haga clic en Crear regla.

   

   Aparece la página Crear regla.

   

   Las reglas se crean en función de los enunciados típicos de “si” “entonces”, por lo que si se cumple una condición específica, se realiza una acción definida. La condición Si depende del campo que seleccionó y el nombre del campo se muestra junto a Si en la página. Las opciones para las reglas variarán según el tipo de campo específico. Por ejemplo, para un campo de texto, las condiciones para Si son:

   

3. Configure el enunciado Si:

   1. Condición: seleccione la validación que se realizará en el campo, por ejemplo:

      • contiene
      • no contiene
      • es igual a
      • no es igual a

      Las opciones que están disponibles dependen del tipo de campo para el que está configurando la regla.

   2. Valor: ingrese o seleccione el valor que busca la condición dentro del campo.
4. Configure el enunciado Entonces:
   1. Grupo de elementos: seleccione la opción requerida. Esto define el nivel en el que se aplica el resultado de la regla, por ejemplo, si afecta a un campo en particular, a una página o a los elementos predeterminados. Los siguientes campos cambiarán según su selección.
   2. Campo, Página o Elemento predeterminado: seleccione el objeto que se ve afectado por el enunciado Si cuando es verdadero.
   3. Condición: seleccione la acción que se realizará en la cláusula Entonces; por ejemplo, establecer valor en, el estado es, etc. Las opciones disponibles dependen de la opción que seleccionó en el Grupo de elementos.
   4. Estado o Valor: ingrese el nuevo valor o seleccione el estado del objeto en el enunciado Entonces, por ejemplo, el estado podría establecerse en oculto o visible.

5. Haga clic en Crear regla para agregar la regla.

   Si se selecciona Crear otro, se muestra un mensaje que indica que se creó la regla. Luego, puede editar todos los campos de la regla para crear una nueva regla.

   De lo contrario, se muestra la página Editar formulario con las reglas que se muestran debajo de los campos asociados. Se muestra un indicador numérico junto a la parte inferior del tile de campo para indicar el número de reglas debajo de este. Desde aquí, las reglas se pueden eliminar y editar.

   

Guardar el formulario

Una vez que haya agregado las páginas, los campos y las reglas, debe guardar el formulario. Hasta este punto, la información del formulario se guarda como borrador y no se asigna a una versión.

Si acaba de crear un formulario nuevo o editó un formulario existente y aún tiene la página Editar formulario abierta, vaya al paso 2.

1. En la página Formularios de Interact, haga clic en Opciones junto al formulario requerido y haga clic en Editar formulario.

   Aparece la página Editar formulario.

2. Haga clic en Guardar.

   Aparece el panel Aumentar menor.

3. Ingrese una descripción sobre la actualización del formulario y haga clic en Guardar.

   Los cambios en el formulario se guardan y el número de versión se incrementa en 0.1.